Счетоводно приключване – какво представлява и защо е важно?

Счетоводно приключване – какво представлява и защо е важно?

Краят на фискалната година е критичен момент за финансовите екипи на всяка компания, защото той ознаменува началото на един изключително отговорен процес – счетоводно приключване. Всяка година финансовите специалисти заравят главите си в книжата, за да подготвят своите счетоводни и финансови отчети в края на фискалния период или година.

Изчислено е, че на средностатистическия счетоводен екип му отнема 25 дни, за да завърши годишно приключване. Това време на годината също съвпада с приключването на месеца и отчитането в края на тримесечието, което означава значително по-голямо натоварване и сериозно претоварени счетоводители.

Един от най-лесните начини за намаляване на стреса и подобряване на производителността през периода на счетоводно приключване е да се подготвите и следвате определен работен процес. За да ви дадем преднина, ние излагаме в тази статия всички основни стъпки за успешен цикъл на счетоводно приключване в края на годината.

Нека се захванем направо с работата, без да пропускаме нито една касова бележка по пътя! Какво е счетоводно приключване, защо е важно и как да направим процеса по-лесен, но все така качествен?

Счетоводно приключване – какво представлява?

Счетоводно приключване в края на годината е процесът на преглед, съгласуване и проверка дали всички финансови транзакции и аспекти на счетоводните книги на компанията от изминалата фискална година са правилни. Това включва изчисляване на бизнес разходите, приходите, активите, инвестициите, собствения капитал и др.

Целта на всяко счетоводно приключване е да се подготви окончателен финансов отчет за евентуален външен одит, който да се съхранява в официалните финансови регистри на компанията.

Фискалната година се отнася до 12-месечен период, който често следва календарната година от януари до декември, но може да започне и от деня на регистриране на бизнеса. Това означава, че за разлика от календарната данъчна година, собствениците на компании могат да изберат годишна дата на приключване на годината, която най-добре отговаря на тяхната индустрия и бизнес резултати.

По време на счетоводното приключване в края на годината, счетоводителите проверяват внимателно за несъответствия между разходите на компанията и бюджетите, а именно дължимите сметки и вземанията. Ако бъдат открити такива, те трябва да се свържат с участващите служители по въпроси са липсваща информация или документация, за да разрешат несъответствията и съответно да коригират финансовата книга.

Тъй като може да има включени сериозни правни задължения, изготвянето на точен баланс, отчет за печалбите и загубите и отчет за паричните потоци са едни от най-важните процеси, които финансовите и счетоводни екипи трябва да направят правилно.

Счетоводно приключване – защо могат да се допуснат грешки?

Подготовката за края на фискалната година и изработването на счетоводно приключване често е изпълнено с предизвикателства. Счетоводителите често са оставени на милостта на другите, за да намалят голямото си натоварване по време на приключването в края на годината.

Ето кои са някои от често срещаните борби, с които счетоводните екипи се сблъскват през фискалната година. Научи всичко, което прави финансовото приключване предизвикателство:

Липсват касови бележки и фактури
Служителите трябва да харчат, за да разрастват компанията, но следенето на хартиени разписки и фактури на доставчици е често срещан проблем. Когато става въпрос за периодично приключване, тези липсващи елементи могат да причинят големи забавяния в съгласуването на разходите и други задачи.

Човешка грешка
Жонглирането с купища документи наведнъж е предизвикателство дори за най-организирания счетоводител. Когато хората обработват сложни документи в големи обеми, непременно ще възникнат грешки. За съжаление, дори просто неправилно въвеждане или загубен документ може да доведе до скъпи последици.

Ръчно въвеждане на данни
Въвеждането на данни на ръка в електронни таблици отнема много време и предразполага към допускане на грешки, но също така е един от най-често срещаните методи за счетоводство. Със софтуер за автоматизиране на счетоводството вече има много по-точни и ефективни начини за въвеждане на данни във финансови регистри.

Неефективна комуникация
Счетоводителите често трябва да преследват служители за липсваща документация или обяснения по конкретни транзакции. Това често води до непродуктивни и объркващи размени на емайли, за това, което би трябвало да е относително проста задача.

Счетоводно приключване – как да се улесни процесът?

Добрата новина е, че има просто и ефективно решение, което да направи счетоводството в края на годината по-малко стресиращо.  . И това е нещо достатъчно просто – става въпрос за добро планиране и далновидност.

Най-ефективният начин за съкращаване на времето за приключване е да сте в крак с финансите и управлението на разходите през годината. Това гарантира, че голяма част от трудоемкото съгласуване вече е свършена. Така счетоводителите могат да се съсредоточат върху прегледа на счетоводните книги, изготвянето на финансови отчети. Друга основна задача е и определянето на бюджети и бизнес цели за следващата година.

С толкова много неща, които се случват, е лесно да пропуснете подробностите. По-долу ще намерите списък с всички важни задачи в процеса на счетоводното приключване. Рационализирайте работния процес на вашата счетоводна система и се заемете направо с важната работа с помощта на този списък.

Стъпки за ефективно и успешно приключване в края на годината

Това са седем прости стъпки, които ще ви помогнат да сте сигурни, че завършвате приключването навреме:

Подгответе график за счетоводно приключване
Определете важните дати и дейностите, които трябва да бъдат изпълнени от всеки. Те включват крайни срокове за отчитане и обработка на данни и фискална крайна дата. Създайте календар с целеви дати, за да избегнете пропускането на важни крайни срокове.

Съберете неплатени фактури и касови бележки
Ще ви трябват, за да приключите книгите. Уверете се, че служителите разбират какво се изисква и дайте достатъчно време за подаване на документи. Очаквайте закъснения. За да ускорите този процес, помислете за софтуер за автоматизация. Той включва съхраняване на цифрови разписки, така че служителите да могат незабавно да качват своите хартиени разписки за разходи.

Прегледайте сметките на активите
Съгласувайте всички парични сметки и записвайте коригиращи записи. Сравнете сметките за инвентар с физически запаси (ако е приложимо) и прегледайте предплатените разходи. Тази стъпка определя стойността на всички активи, които компанията притежава в момента.

Още стъпки за успешно счетоводно приключване

Съгласувайте всички транзакции
Уверете се, че вашите записани транзакции съвпадат с доказателства от извлечения по банкови карти, банкови извлечения, фактури и разписки. Трябва внимателно да отчетете всяка стотинка, за да сте готови за одит в края на годината.

Приключете сметки за вземания и задължения
Сравнете получените или платени суми с натрупаните. Трябва да се уверите, че всички записи на пари, влизащи или излизащи от касата на бизнеса, съответстват на действителността. Ако има неизплатено салдо, създайте коригиращи записи към оригиналните записи в дневника.

Натрупване на вземания
Всички вземания, дължими в края на годината, трябва да бъдат добавени като кредити в отчета за доходите и дебити в баланса. Това ще гарантира, че ще започнете следващата фискална година с правилните финансови показатели.

Натрупване на задължения
Всички неплатени дългове трябва да бъдат посочени като пасиви или натрупани разходи в баланса. Проследяването на всички дългове на вашата компания е от решаващо значение за ефективното управление на финансите.